×

اصول حرفه‌ای برگزاری جلسات کاری

دسته‌بندی نشده مدیریت ۲۳ شهریور ۱۳۹۹

برگزاری جلسات کار ی با اهداف مختلفی صورت می گیرد. برای برگزاری این نوع جلسات حتما باید قواعد و قوانینی رعایت شود. اگر این نکات رعایت نشود در کمترین حالت میتواند باعث هدر رفتن زمان شرکت کنندگان شود و در بدترین حالت میتواند تصمیماتی را به بارآور د که در بلند مدت ایجاد ضرر و زیان برای کسب و کارها می کند!

خوب. بدون مقدمه بیشتر، شروع کنیم. آنچه برای برگزاری جلسات کاری باید رعایت شود شامل موارد زیر می شود:

  1. تعیین اهداف جلسه
  2. تعیین افراد شرکت کننده در جلسه
  3. تعیین مدت زمان جلسه
  4. مشخص کردن موضوعات
  5. جمع بندی و مکتوب کردن نتایج جلسه و دستورالعمل ها

به غیر از این کلیات، در انتهای مقاله، چند نکته کلیدی در برگزاری جلسات ر ا با هم مرور می کنیم.

 

تعیین اهداف جلسه

در تعیین اهداف جلسه، باید به این نکته توجه نمود که اهداف با موضوعات تفاوت دارد. اهداف بیان می کند که برگزاری این جلسه در راستای کدام مسیر کلی شرکت می باشد. برای مثال یکی از اهداف شرکت توسعه بخشی از محصولات در بازاری مشخص می باشد. این جلسه به توسعه کدام هدف و به چه صورت کمک می کند؟

تعیین افراد شرکت کننده

افرادی که باید در جلسه حضور یابند، از قبل باید به آنها اطلاع داده شده و در جریان اهداف و موضوعات جلسه باشند. در ضمن مدت زمان جلسه و زمان اختصاص یافته به  آنها باید از قبل مشخص باشد. همچنین دیگر اعضای جلسه نیز باید در جریان حضور سایر اعضا از قبل باشند.

نکته کلیدی این است که برخی افرادتصمیم گیرنده های نهایی در خصوص تصمیمات کلی شرکت هستند. اکثریت افراد تصمیم گیرنده در خصوص موضوع جلسه، حتما باید در جلسه حضور داشته باشند و یا در غیر اینصورت نماینده قانونی برای خود جهت حضور در جلسه تعیین کرده باشند.

مشخص کردن موضوعات

میخواهیم راجع به چه صحبت کنیم؟ دلیل برگزاری این جلسه چیست؟ باید به روشنی و به صورت مکتوب دلایل برگزاری جلسات مشخص و قبل از شروع در اختیار همه اعضا قرار بگیرد.

نکته کلیدی در این بخش مکتوب بودن است. نکته کلیدی دیگری که باید به آن توجه نمود این است که موضوع جلسه باید در نیل به اهداف جلسه و اهداف کلی شرکت باشد.

جمع بندی و مکتوب کردن نتایج جلسه و دستورالعمل ها

پس از پایان جلسه باید تاریخ برگزاری جلسه، تمامی صحبت  ها، تصمیم گیری ها، افرادی که باید این تصمیمات را انجام دهند، ، موضوعات و اهداف جلسه، مکتوب گردد و به امضای تمامی افراد حاضر در جلسه و یا نمایندگان قانونی آنها برسد.

نکات کلیدی در برگزاری جلسات

بهتر است برای هر موضوعی در شرکت جلسه برگزار نگردد. در واقع بسیاری از مسائل و موضوعات بدون برگزاری جلسه و با هماهنگی مسئولان قابل حل می باشند.

بهتر است جلسات حداکثر یک مرتبه در هفته به صورت تخصصی و هر دو ماه یکبار به صورت عمومی با حضور اکثریت افراد تصمیم گیرنده برگزار شود.

از پرداختن به موضوعاتی که مربوط به جلسه نیست خودداری شود و اگر موضوع مهمی است در جلسه دیگری مختص به آن مطرح شود

جلسات می تواند خشک و بسیار رسمی نباشد اما اگر بیش از حد ایجاد صمیمت و بذله گویی در جلسات باشد، به غیر ازتلف کردن زمان افراد نتیجه ای در برنخواهد داشت!

پس از جمع بندی و مشخص شدن تصمیمات و افرادی که باید اجرای آن را به عهده بگیرند، باید فردی مسئول پیگیری تا جلسه بعدی باشد تا مطمئن شود کارها در حال پیگیری هستند و بررسی نتایج لزوما به جلسه بعدی موکول نگردد

 

در این مقاله سعی شد به صورت مختصر و مفید کلیات و همچنین نکات کلیدی مختص برگزاری جلسات مطرح گردد. نظرات خودتون رو در پایین همین مقاله با ما به اشتراک بذارید. تمامی نظرات خوانده و پاسخ داده خواهند شد.

 

مدیریت

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مطالب مرتبط

نکات طلایی مدیریت

مدیریت ۱۰ بهمن ۱۳۹۸
تمامی حقوق وبسایت متعلق به آکادمی تمدن پویا می باشد. 1399